Privatlivspolitik

Revideret: 25. august 2018

Tempus Serva respekterer dit privatliv. Følgende erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger beskriver dine rettigheder til privatliv og vores forpligtelse til at beskytte dine personoplysninger.

Tempus Serva leverer software og tjenester til private og offentlige virksomheder i Europa. Tempus Serva’s hovedkontor er placeret i Birkerød nord for København, og Tempus Serva er underlagt den europæiske persondatalovgivning, herunder persondataforordningen (GDPR). Alle større beslutninger i Tempus Serva vedrørende beskyttelse af personlige oplysninger træffes på ledelsesniveau i Danmark. Denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger er tilgængelig på vores hjemmeside: www.tempusserva.dk

Anvendelsesområde og accept

Dette afsnit indeholder konkret information om hvornår og i hvilken sammenhæng denne Privatlivspolitik er gældende.

Denne Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger er gældende for alle forretningsprocesser og for alle Tempus Serva hjemmesider, domæner, mobile løsninger og cloud-tjenester. Tjenestespecifikke tillæg kan findes i databehandlingsaftaler eller tilsvarende oplysninger for den pågældende specifikke serviceydelse.

Denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger leverer oplysninger om databehandlingen, som udføres af Tempus Serva, når Tempus Serva afgør, til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler behandlingen udføres dvs. når Tempus Serva optræder som dataansvarlig.

Den leverer også oplysninger om den databehandling, Tempus Serva udfører på vegne af vores kunder på grundlag af deres instruktioner, dvs. når en kunde er dataansvarlig og Tempus Serva optræder som databehandler.

Personoplysninger er oplysninger, som kan identificere dig som person, eksempelvis
e-mailadresse, postadresse telefonnummer osv. Det er nødvendigt for os at behandle dine personoplysninger for at kunne betjene vores kunder og partnere.

Vi opfordrer dig venligst til at undlade at bruge Tempus Serva websites eller tjenester, hvis du ikke kan acceptere måden, hvorpå vi behandler personoplysninger i henhold til denne erklæring.

Hvis data behandler vi

Tempus Serva behandler personoplysninger om jobsøgere og kontaktpersoner hos Kunder og Partnere, samt software-brugere, som er tilknyttet vores Kunder. Vi behandler desuden personoplysninger om personer, som udgør potentielle Kunder, og som henvender sig til os via vores website eller andre kanaler (konferencer, udstillinger mv).

Vores erklæring i disse henseender kan findes i afsnittet ”Tempus Serva som dataansvarlig”.
Vi behandler ligeledes data på vegne af vores Kunder, hvor Kunden kontrollerer behandlingen. Vores erklæring i disse henseender kan findes i afsnittet ”Tempus Serva som databehandler”. Bemærk, at personlige oplysninger, i denne Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger, også kan være benævnt personer eller du/dig.

Tempus Serva som dataansvarlig

Sådan behandler Tempus Serva persondata i sin rolle som dataansvarlig

Når Tempus Serva afgør, til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler behandlingen af dine personoplysninger udføres, optræder selskabet som dataansvarlig. Dette omfatter situationer, hvor Tempus Serva indsamler personoplysninger, i sammenhæng med at du søger job, at du er repræsentant for en Kunde eller et Kundeemne, eller når du er bruger af en Tempus Serva applikation.

Hvorfor vi behandler personoplysninger

Om Kundekontakter og software-brugere

For generelt at styre vores Kunderelationer og for at opfylde vores Kundeforpligtelser har
Tempus Serva brug for oplysninger om dig i din rolle som Kunde-kontaktperson eller bruger af en applikation eller tjeneste. Formålene med at behandle disse personoplysninger er:

01) at udføre salgs- og kontraktprocessen i forhold til Partnere og Kunder
02) at levere de ønskede tilbud om produkter og tjenester til Partnere og Kunder
03) at gennemføre leverancer i overensstemmelse med aftaler indgået med Partnere eller Kunder
04) at tilbyde support til brugere af vores produkter og tjenester
05) at forbedre kvaliteten, funktionaliteten og brugeroplevelsen af vores produkter og tjenester
06) at registrere, begrænse og forebygge sikkerhedstrusler
07) at udføre vedligeholdelse samt fejlfinding og fejlretning i produkter og tjenester
08) at forebygge misbrug af vores produkter og tjenester
09) at behandle ordrer, fakturering, betalinger og anden finansiel opfølgning
10) at koordinere uddannelse og træning af udviklere og brugere
11) at oprette interesseprofiler for at promovere relevante produkter og tjenester

Det juridiske grundlag for ovenstående behandling (punkt 01 til 10) er primært baseret på, at Tempus Serva ud fra et forretningsperspektiv har en legitim interesse i at behandle dine personoplysninger på en måde, som efter vores overbevisning ikke er i konflikt med dine rettigheder vedrørende persondatabeskyttelse og selvbestemmelse. Det juridiske grundlag for at behandle dine personoplysninger i henhold til formålet beskrevet i punkt 11 er samtykke.

Om Kundeemner

Tempus Serva behandler personoplysninger om Kundeemner med henblik på markedsføring.
For at kunne levere målrettet og relevant indhold til potentielle Kunder opbygger Tempus Serva en såkaldt ”persona” baseret på din aktivitet og dine valg og handlinger på Tempus Serva websites, samt respons på marketing indhold via e-mail og eller sociale medier. Det juridiske grundlag for en sådan behandling er primært dit samtykke. I de følgende afsnit kan du læse, hvordan vi danner sådanne persona’er, samt hvordan du tilbagekalder dit samtykke.

Om jobsøgere

Hvis du er jobsøger, behandler vi personoplysninger for at evaluere dit potentiale som medarbejder i Tempus Serva. Det juridiske grundlag for en sådan behandling er dit samtykke. Vi betragter din ansøgning og/eller CV, som et aktivt tilkendegivet samtykke, til fortrolig behandling af dine personoplysninger i relation til den søgte eller lignende stillinger i Tempus Serva.

Hvordan vi indsamler dine personoplysninger

Generelt indsamler Tempus Serva personoplysninger direkte fra dig eller andre personer, som er tilknyttet vores Kunde. Disse personer kan være en leder eller kollega. Hvis Kunden, du arbejder for, køber produkter eller tjenester fra Tempus Serva eller via en af vores Partnere, kan vi indsamle oplysninger om dig fra Partnerselskabet.

Vi anvender også cookies og andre sporingsteknologier, når du bruger Tempus Serva websites og når du interagerer med os via e-mail, for at optimere din oplevelse af Tempus Serva og vores websites. Se afsnittet ”Automatisk dataindsamling”, for yderligere information om, hvordan disse teknologier fungerer og dine rettigheder i denne sammenhæng.

I nogle tilfælde kan vi også indsamle oplysninger om dig fra andre kilder. Disse kilder kan være Tempus Serva Partnere, offentlige kilder eller sociale netværk tilhørende tredjepart. Tempus Serva vil være i stand til at kombinere personoplysninger om dig indsamlet fra én kilde med oplysninger indhentet fra en anden kilde. Dette giver os et mere komplet billede af dig, og dine interesser, hvorved vi kan betjene dig på en mere relevant måde.

Automatisk dataindsamling

Tempus Serva anvender forskellige sporingsteknologier for at indsamle oplysninger om dine aktiviteter på www.tempusserva.dk, og dine interaktioner med os. Nedenfor finder du nogle eksempler på sådanne sporingsteknologier.

Cookies og pixels

Cookies er små tekstfiler, som indeholder en tegnstreng og laver en unik identifikation af en bruger. De sendes tilbage til hjemmesiden og/eller tredjeparter. De fleste browsere er oprindelig sat op til at acceptere cookies, eftersom det kræves af de fleste hjemmesider for at kunne tilgå dem. Du kan dog ændre dine browserindstillinger, således at din browser generelt afviser cookies, blokere cookies fra tredjepart eller giver besked, når der sendes en cookie.

Tracking pixels er scripts, som afvikles, når en bruger lander på en hjemmeside eller åbner en
e-mail. Selve pixlen er ikke synlig og kan kun ses i sitets eller e-mailens HTML kode. Scriptet bevirker, at der hentes en tredjeparts cookie på din computer, eller som registrerer, at e-mailen er blevet åbnet. Hvis du ønsker at vide mere om cookies, og hvordan de virker, besøg venligst www.allaboutcookies.org.

Google-cookies og -teknologier

Google Analytics: Denne cookie giver os mulighed for at se oplysninger om website aktiviteter for brugere, herunder – men ikke begrænset til – sidevisninger, kilde og den tid brugerne bruger på en hjemmeside. Oplysningerne er anonymiserede og fremgår som talværdier, hvilket betyder, at de ikke kan spores tilbage til enkeltpersoner. Dette hjælper med til at beskytte dit privatliv. Ved at bruge Google Analytics kan vi se, hvilket indhold der er populært på vores sider, og vi bestræber os på at give dig mere af det, du interesserer dig for.

Du kan forhindre, at de oplysninger, som dannes af Google-cookien om din brug af vores websites, fremover bliver indsamlet og behandlet af Google ved at downloade og installere Google Analytics Opt-out Browser Add-on for din webbrowser. Denne Add-on kan hentes på https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Hvilke personoplysninger vi behandler

Typen af personoplysninger, Tempus Serva behandler om dig, kan være:

• Kontaktoplysninger, såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mail
• Beskæftigelsesoplysninger, såsom arbejdsgiver, titel, position, faglige interesser
• Feedback, kommentarer eller spørgsmål til Tempus Serva vores produkter og tjenester
• Unikke brugeroplysninger, såsom login-id, brugernavn, adgangskode
• Finansielle oplysninger, såsom kreditkortoplysninger
• Online-trafikoplysninger leveret af din webbrowser. Fx browsertype, enhed, sprog, adressen på den hjemmeside, du kom fra, og andre trafikoplysninger, herunder IP-adresse.
• Andre personoplysninger indeholdt i din profil, som du frit har afgivet på tredjeparts sociale netværk, eksempelvis LinkedIn, Facebook, etc.

Som Dataansvarlig behandler Tempus Serva ikke følsomme personoplysninger om dig.

Hvordan vi deler dine personoplysninger

I det følgende kan du se hvordan vi potentielt deler dine personoplysninger.

Tempus Serva Partnere

Tempus Serva leverer produkter og services gennem et netværk af Solution- og Resale Partnere, og som sådan er der stor sandsynlighed for, at en Kunde vil være i berøring med såvel Tempus Serva som en eller flere af vores Partnere. For at kunne levere den bedst mulige kundeservice og support, søger vi at opretholde overblik og viden om, hvilke relationer Kunder og kontaktpersoner har såvel internt som i partnerledet. Det er derfor sandsynligt, at vi deler oplysninger om dig med den/de af vores Partnere, der er involveret i kundeforholdet og under forudsætning af at det er legitimt og sker i overensstemmelse med gældende lovgivning om databeskyttelse.

Offentlige myndigheder

Politiet og andre myndigheder kan kræve, at personlige oplysninger fra Tempus Serva udleveres. I sådanne tilfælde vil Tempus Serva kun udlevere oplysningerne, hvis der foreligger en retskendelse eller tilsvarende retslig forpligtelse, som byder os at gøre det.

Mergers & Acquisitions

I forbindelse med fusion og virksomhedsovertagelser eller frasalg af hele eller dele af Tempus Serva’s forretning vil den overtagende enhed samt dennes konsulenter få adgang til de oplysninger, som forvaltes af Tempus Serva og har relevans for transaktionen. Dette kan i nogle tilfælde inkludere personoplysninger, og i sådanne tilfælde vil de eksterne parter indgå en hemmeligholdelsesaftale med Tempus Serva.

Dine rettigheder

I det følgende kan du se hvilke rettigheder du har som registreret.

Retten til at fravælge markedsføringskommunikation
Du har ret til at frabede dig modtagelsen af markedsføringskommunikation fra Tempus Serva
og kan gøre det på en af følgende måder:

A) følge instruktionerne for framelding i den relevante markedsføringskommunikation
B) kontakte os via e-mail på privacy@tempusserva.dk

Bemærk, at selv om du fravælger at modtage markedsføringskommunikation, kan du stadig modtage administrative meddelelser fra Tempus Serva, eksempelvis løsnings-notifikationer, ordrebekræftelser og meddelelser, som er nødvendige for at administrere leverancen af produkter eller tjenester, som leveres til vores Kunder.

Grundlæggende rettigheder

Du har ret til at tilgå dine personoplysninger ved at anmode om et overblik over personoplysninger om dig, og du kan have ret til dataportabilitet. Du har også ret til at anmode Tempus Serva om at korrigere fejl eller mangler i dine personoplysninger. Du har endvidere ret til at anmode om sletning af personoplysninger og til at begrænse eller gøre indsigelse mod vores behandling af dine oplysninger i henhold til denne Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger. Hvis du ønsker at gøre brug af en eller flere af disse rettigheder bedes du indsende din anmodning via e-mail til privacy@tempusserva.dk

Og endelig har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet vedrørende vores behandling af dine personoplysninger, hvis du finder anledning til dette.

Datasikkerhed og opbevaring

Hvordan beskytter og opbevarer Tempus Serva dine persondata?

Tempus Serva værdsætter og tager den tillid, du og vores Kunder viser os, meget alvorligt.
Derfor forpligter Tempus Serva sig til at undgå uautoriseret adgang, offentliggørelse eller anden afvigende behandling af personoplysninger. Tempus Serva skal sikre fortroligheden, fastholde integriteten og sikre tilgængeligheden af de personoplysninger, vi behandler i overensstemmelse med gældende lovgivning om persondatabeskyttelse.
Som en del af vores forpligtelser tager vi rimelige og tilstrækkelige organisatoriske, tekniske og fysiske procedurer og forholdsregler i anvendelse for at beskytte de oplysninger, vi indsamler og behandler, med hensyntagen til typen af personoplysninger og den risiko, du og vores Kunder udsættes for i tilfælde af et sikkerhedsbrud. Da de grundlæggende årsager til brud på persondatasikkerhed ofte skal findes internt i virksomheder, tror vi på, at en stærkt forankret forretningskultur, der udviser respekt for og årvågenhed omkring databeskyttelse blandt vores medarbejdere, er central for at sikre en lovlig behandling og beskyttelse af dine oplysninger. Følgende forholdsregler er af afgørende vigtighed i denne sammenhæng:

Organisatoriske forholdsregler

• Tempus Serva’s ledelse styrer lovligheden omkring behandlingen af data, samt privatlivspolitikker i Tempus Serva.
• Ekstern jurist, med relevante kompetencer er tilknyttet som rådgiver
• Interne databeskyttelsesmøder, er obligatoriske for alle medarbejdere
• Faste procedurer for registrering af behandlingsaktiviteter og vurdering af risici
• Databehandlingsaftaler med underleverandører, som behandler data på Tempus Serva

Tekniske forholdsregler

• Klassificering af persondata, sikrer implementering af tiltag på niveau med risikovurderingen.
• Brug af kryptering og pseudonymisering som risikobegrænsende foranstaltninger
• Begrænse adgangen til persondata til de personer som har brug for dem, i forbindelse med aftaler, leverancer, lovgivning, osv.
• Brug af systemer som opdager, forebygger og advarer ved evt. brud på datasikkerheden
• Løbende risikovurderinger til at analysere, om eksisterende tekniske og organisatoriske forholdsregler er tilstrækkelige i forhold til kravene i gældende lovgivning

Fysiske forholdsregler

Alle dataopbevarings-lokaliteter er beskyttet med adgangskontrol- og videoovervågningssystemer.

Så længe opbevarer vi dine personoplysninger

Tempus Serva opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til det anførte formål, samtidig tages hensyn til vores behov for at besvare forespørgsler og løse problemer, samt at overholde juridiske krav under gældende lovgivning.

Det betyder, at Tempus Serva kan opbevare dine personoplysninger i en rimelig periode efter din og vores Kundes sidste interaktion med os. Når de personoplysninger, vi har indsamlet, ikke længere er nødvendige, sletter vi dem. I visse tilfælde bevarer vi dog data i anonymiseret form til statistiske formål.

Tempus Serva som Databehandler

Hvordan behandler Tempus Serva persondata i sin rolle som Databehandler?

Tempus Serva leverer mange forskellige produkter og tjenester til vores Kunder. Flere af disse indebærer behandling af Kundernes data, herunder personoplysninger. Formålene med behandlingen afgøres af vores kunder, ikke af Tempus Serva. Dette gør Kunden til den Dataansvarlige. Tempus Serva optræder i sådanne tilfælde som Databehandler og behandler data på vegne af og i henhold til de instruktioner Kunden har givet. Relationen mellem Kunden som Dataansvarlig og Tempus Serva som Databehandler reguleres af en Databehandleraftale.

Kundens og Tempus Serva’s forpligtelser

Når Kunden optræder som Dataansvarlig, skal Kunden, i overensstemmelse med gældende lovgivning om databeskyttelse, sikre det juridiske grundlag for behandlingen af personoplysninger. Kunden skal endvidere vurdere og bære ansvaret for de risici, som registrerede, gennem behandlingen af deres personoplysninger udsættes for. Et andet vigtigt aspekt ved Kundens forpligtelser som Dataansvarlig er at overholde oplysningsforpligtelsen i forhold til registrerede.
Tempus Serva er en naturlig del af Kundens forpligtelser som Dataansvarlig, ved det at Tempus Serva tjenester udgør dele af behandlingen af personoplysninger, som Kunden skal sikre er i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. Når Tempus Serva behandler personoplysninger på vegne af sine Kunder, skal vi således gøre det i overensstemmelse med gældende lovgivning om databeskyttelse for Databehandlere.

Kunden og Tempus Serva er forpligtede til at samarbejde for at sikre persondatabeskyttelsen for registrerede. Tempus Serva leverer de nødvendige oplysninger til Kunden, således at denne kan agere i overensstemmelse med gældende lovgivning om databeskyttelse.

Underleverandører og eksport af personoplysninger

I hvilket omfang anvender Tempus Serva underleverandører?

Tempus Serva gør brug af underleverandører til at behandle personoplysninger og kan i den forbindelse opbevare eller eksportere dine eller vores Kunders data til et sted inden for EU. Disse underleverandører er typisk leverandører IT-hosting tjenester.

Ved brug af underleverandører indgår Tempus Serva en Databehandleraftale med den enkelte underleverandør for at sikre dine persondatarettigheder og for at opfylde vores forpligtelser over for vores Kunder. Hvis en fremtidig underleverandører er placeret uden for EU, vil Tempus Serva sikre, at det juridiske grundlag for sådanne internationale overførsler på vegne af dig eller vores Kunder er til stede, herunder ved at støtte sig til Privacy Shield (US) eller ved at gøre brug af EU-modelklausuler. Tempus Serva gør i dag brug af nogle eksterne tredjeparter, som understøtter vores forretningsprocesser og vores cloud-tjenester. Disse omfatter, men er ikke begrænset til:

• Google (US), leverandør af vores e-mail-, kalender, videokonference og filopbevaringsløsning
• Amazon (IR og US), leverandør af teknisk platform til vores cloud-tjenester

Som Kunde eller Partner er du velkommen til at anmode om yderligere oplysninger om Tempus Serva’s underleverandører, herunder dokumentation for det juridiske grundlag for internationale overførsler, som er nævnt ovenfor, hvis vi gør brug af en underleverandør uden for EU.

Ændringer til denne Erklæring

Hvis vi ændrer vores Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger, vil vi publicere den reviderede erklæring her med en opdateret revisionsdato. Vi opfordrer dig til at gennemgå Erklæringen regelmæssigt. Hvis vi foretager ændringer af vores Erklæring, som væsentligt ændrer vores praksis for persondatabeskyttelse, kan vi også meddele dig dette på andre måder, eksempelvis ved at sende en e-mail eller ved at offentliggøre en meddelelse på vores website og/eller på sociale medier, inden ændringerne træder i kraft.

Sådan kontakter du os

Hvis du har kommentarer eller spørgsmål vedrørende vores Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger, uløste problemstillinger vedrørende databeskyttelse og brugen af data, eller mistænker et potentielt brud på din persondatabeskyttelse, send dem venligst til: privacy@tempusserva.dk Du er også velkommen til at sende din forespørgsel pr. brev til:

Tempus Serva ApS
Blokken 15
3460 Birkerød
Att.: Den Dataansvarlige

Vi behandler naturligvis din anmodning fortroligt. En Tempus Serva repræsentant vil kontakte dig for at håndtere dine problemstillinger og skitsere mulighederne for en løsning. Det er vores mål at sikre, at klager løses på en rettidig og hensigtsmæssig måde.