Automatiseret sagsbehandling i servicesektoren

Virksomheden Leute samarbejder med kommuner over hele landet om aflastning af familier med børn med særlige behov fx autisme, ADHD og mental retardering. Det sker gennem et stort netværk af medarbejdere, der arbejder pædagogisk med børnene gennem diverse aktiviteter.

Håndteringen af sager, medarbejdere og kommunikation med kommunerne var i foråret 2018 blevet en stor administrativ byrde for vækstvirksomheden Leute. Samtidig nærmede deadline for GDPR, EU’s Persondataforordning, sig. Det blev tydeligt, at der var behov at lette de administrative processer i sagsbehandlingen og ikke mindst IT-sikkerheden for at understøtte virksomhedens hurtige vækst.

Data om børn, der cirkulerer mellem en privat aktør og myndighederne er personfølsomme. De skal derfor krypteres og behandles på en måde, så der er fuldt overblik over, hvem der har rettigheder til at håndtere dem, hvor de ligger og hvordan de opbevares.

Automatiseret sagsbehandling samlet ét sted

Leutes indledende research på softwaremarkedet endte med den konklusion, at Leute var en for lille virksomhed til, at det kunne svare sig at udvikle et system til netop deres behov. Så fik Leute kontakt til Tempus Serva, der med deres udviklingsplatform, foreslog en løsning, der omfatter alle aspekter af sagsbehandlingen.

”Vi har fået et system, der automatiserer alle elementer i en sag. Når vi opretter en sag, er der data om barnet, de forskellige parter, vores medarbejdere, kommunen og forældrene og andre felter, der beskriver barnets eventuelle særlige behov. Disse oplysninger havde vi tidligere liggende i forskellige systemer, som CRM-system, HR-system og i e-mailprogrammer. Visionen med Tempus Serva er at have det hele samlet ét sted,” siger Marie Have, der er medstifter og kommunikationsansvarlig hos Leute.

Automatisering af arbejdsgange

Fordelen er, at systemet givet det store overblik, det er nemt at søge i sager og dokumenter, men systemet giver også en række nye muligheder. Eksempelvis kan kommunikationen med kommunerne strømlines, idet en sagsbehandler i kommunen kan få adgang til systemet og selv indtaste diverse data. Det sparer arbejdsgange. Dertil kommer, at e-mails kan sendes direkte fra systemet, hvor de tilknyttes den enkelte sag. Det betyder, at al kommunikation om en given sag er samlet ét sted. Alle e-mails er desuden end-to-end krypteret, og lever således op til kravene i GDPR og den skærpede praksis, der træder i kraft den 1. januar 2019.

”Vi er stadig ved at opbygge systemet og overføre data til det fra de gamle systemer, men vi kan allerede nogle ting. Eksempelvis har vi automatiseret sagsgangene omkring fornyelse af straffeattester. Her kan systemet selv skrive en mail til medarbejderne, når deadline nærmer sig. Medarbejderne sender så attesterne direkte ind i systemet, uden vi behøver at foretage os noget,” fortæller Marie Have.

Tempus Serva løser HR-udfordring

En anden ting, som Leute også har fået med i den nye løsning fra Tempus Serva er kartoteket over medarbejdere. Her har en udfordring været at holde det opdateret, fordi mange af de tilknyttede medarbejdere kun arbejder i begrænsede perioder eller sender uopfordrede ansøgninger.

”Vi har et stort kartotek men udfordringen har været at vi ikke ved om kandidaterne er aktive. Det kan være de har fået et andet job eller er blevet gravide og ikke får givet os besked om deres ændrede status. I det nye system kan vi automatisk generere en mail til dem, som de skal svare på. Hvis de ikke er aktive, bliver de slettet fra kartoteket, siger Marie Have.

Opgradering af hele virksomheden

”Vores sager er meget fortrolige og derfor har det været en lettelse at få samlet data. Det har været en opgradering af hele vores virksomhed. Vi har eksempelvis et stort behov for at kunne dele sager mellem os og udveksle opgaver. Det var vanskeligt tidligere fordi noget lå i mails, noget i CRM og noget på en telefon. I Tempus Serva systemet har vi det hele samlet,” lyder det fra Marie Have, der fremhæver systemets brugervenlighed og fleksibilitet.

”Vi har foretaget en del ændringer selv, når vi kan se at noget kan gøres smartere. Vi har endnu ikke haft behov for eksterne til at kode eller hjælpe os med det. På sigt er det planen, at vi skal undervises i systemet så vi selv kan opdatere løsningen – tilføje felter, ændre feltnavne og sammenkædninger,” siger Marie Have.